Välkommen till OSA-utbildningen

Gemensam bas för chefer och skyddsombud

Det här får du med utbildningen

Orange illustration figur som gör presentations-gest.
  • Kunskap om organisatorisk och social arbetsmiljö (OSA)
  • Förståelse för hur OSA och SAM hänger ihop
  • Kunskap om roller och ansvar i arbetet med OSA
  • Praktiska verktyg för att jobba förebyggande
  • Dela erfarenheter med dina kollegor
  • En bra grund för att jobba med OSA i samverkan på arbetsplatsen

Del 1 - Introduktion till OSA

Det här är OSA

Illustration, två skyltar. Skylt ett, organisatorisk arbetsmiljö är hur arbetet ordnas, styrs, kommuniceras och hur beslut fattas i verksamheten. Skylt två, social arbetsmiljö är hur vi samspelar och pratar med varandra

Film om OSA

I den här filmen berättar Ulrich Stoetzer, sakkunnig i OSA-frågor på Arbetsmiljöverket, vad föreskrifterna om organisatorisk och social arbetsmiljö 2015:4 innebär.

Så hänger OSA och SAM ihop

Illustration SAM-hjulet.
  • Det systematiska arbetsmiljöarbetet, SAM, är grunden för att jobba med OSA på arbetsplatsen.
  • Den organisatoriska och sociala arbetsmiljön ska undersökas, riskbedömas, åtgärdas och följas upp.
  • Syftet med att jobba systematiskt med OSA är att främja hälsa samt förebygga ohälsa och olycksfall i arbetet.

OSA och friskfaktorer

Forskning visar att arbetsplatser med låg sjukfrånvaro ofta kännetecknas av väl utvecklade friskfaktorer. De flesta av dem handlar om den organisatoriska och sociala arbetsmiljön.

Orange illustration glad sol med många solstrålar.

Exempel på friskfaktorer

  • Välfungerande systematiskt arbetsmiljöarbete
  • Närvarande, tillitsfullt och engagerat ledarskap
  • Delaktighet och möjlighet att påverka
  • Välutvecklad kommunikation och feedback
  • Ett väl fungerande rehabiliteringsarbete
  • Rättvis och transparent organisation där alla vet vad som gäller
  • Kompetensutveckling hela karriären
  • Möjlighet till anpassning och byte av arbetsuppgifter
  • Prioritering vid hög arbetsbelastning

Hitta era friskfaktorer

Att arbeta systematiskt och långsiktigt med friskfaktorer bidrar till en god arbetsmiljö, en effektiv verksamhet och chefer och medarbetare som håller i längden.

Orange illustration fyra glada figurer för en dialog.

Gör så här

  • Reflektera i mindre grupper över vilka friskfaktorer ni skulle vilja stärka på er arbetsplats.
  • Dokumentera gärna och ta med idéerna till arbetet med OSA på arbetsplatsen.

Mål för OSA

Arbetsgivaren ska ha tydliga mål för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön, till exempel med koppling till friskfaktorerna. Målen ska syfta till att främja hälsa och öka organisationens förmåga att motverka ohälsa. Målen ska ingå i en arbetsmiljöpolicy.

Orange illustration två figurer bär en stor kompass och pekar ut riktningen.

Exempel på målområden

  • Ledning och styrning
  • Kommunikation
  • Delaktighet
  • Fördelning av arbetsuppgifter
  • Krav, resurser och ansvar
  • Samarbete
  • Socialt stöd av chefer och kollegor
Mer om mål

Del 2 - Roller och ansvar

Vem gör vad och vems är ansvaret?

Illustration

Det systematiska arbetsmiljöarbetet på varje arbetsplats är något som både chef, skyddsombud och medarbetare ska vara involverad i. Det yttersta ansvaret är arbetsgivarens, men det är viktigt att alla känner till sin roll och sitt ansvar.

Mer om roller och ansvar

Chefer behöver rätt förutsättningar

Chefen är arbetsgivarens förlängda arm och för att arbetsgivaren rent praktiskt ska kunna hantera arbetsmiljöarbetet fördelas oftast uppgifter på olika chefer. För att kunna ta sitt ansvar gäller det förstås att cheferna har en bra arbetsmiljö och får rätt förutsättningar att göra detta.

Orange illustration glad figur som sträcker sig mot en illustration av en sol och en måne.

Arbetsgivarens ansvar

Se till att chefer har rätt förutsättningar i form av tid, befogenheter och kunskap när det gäller att:

  • Förebygga och hantera hälsosam arbetsbelastning
  • Förebygga och hantera kränkande särbehandling
  • Bedöma risker i samband med förläggning av arbetstider

Tillbud inom OSA

Alla arbetsgivare ska ha rutiner för hur tillbudsanmälningar ska göras. Tillbud är oönskade händelser eller situationer som skulle kunna leda till ohälsa eller olyckor.

Orange illustration figur som antecknar och pratar i telefon samtidigt.

Exempel på tillbud

  • Möjligheten till återhämtning eller paus har uteblivit under arbetspasset upprepade gånger
  • Kränkningar, till exempel omotiverade eller onyanserade utskällningar
  • Hög arbetsbelastning för att det saknas vikarier
  • Övertidsarbete över lång tid
  • Långvariga sömnstörningar på grund av arbetet
Mer om tillbud

Hur hanterar ni tillbud?

Samverkan är centralt i det förebyggande arbetsmiljöarbetet. Ett sätt att samverka kan vara att tillsammans rapportera och undersöka tillbud i arbetet.

Orange illustration fyra glada figurer för en dialog.

Gör så här

  • Reflektera i mindre grupper över vad tillbud inom OSA kan handla om på er arbetsplats och varför det är viktigt att rapportera dessa.
  • Summera och dela reflektionerna med hela gruppen.

Del 3 - Arbetsbelastning

Det handlar om balans

Illustration, glad figur balanserar på balansbräda
För att skapa en hälsosam arbetsmiljö är det viktigt att ha koll på arbetsbelastningen. Arbetsbelastning kan förenklat delas in i krav och resurser, arbetsinnehåll och återhämtning.

Arbetsbelastningens tre delar

Krav kan vara både stimulerande och positiva och bidra till att skapa mening i arbetet. Men om kraven under en längre tid överstiger de resurser som finns ökar risken för ohälsa.

En resurs är en tillgång av något slag. Det kan vara stöd från en kollega, tillräckligt med tid för att utföra en arbetsuppgift eller att få vara med och påverka.

Tydliga roller och ansvarsområden, att veta vad man förväntas göra, på vilket sätt man ska göra det och vad arbetet ska leda till är grunden för att kunna göra ett bra jobb.

När det är mycket att göra eller ont om tid ska alla känna till vilka arbetsuppgifter som är prioriterade och vem man ska vända sig till för att få hjälp och stöd med avlastning.

Återhämtningsbehovet hänger ihop med den sammanlagda belastning man utsätts för – både i arbetet och i privatlivet. Ju högre belastning, desto större behov av återhämtning.

Att ha tid för återhämtning, både under och mellan arbetspass, är A och O för att minska risken för ohälsa.

Film om krav och resurser

Grunden för en bra arbetsmiljö bottnar i en bra balans mellan krav och resurser. I filmen får ni veta mer om vad krav och resurser kan vara.

Håller ni koll på balansen?

Ett sätt att arbeta förebyggande med OSA är att med jämna mellanrum undersöka hur medarbetarna upplever balansen mellan krav och resurser i arbetet.

Orange illustration fyra glada figurer för en dialog.

Gör så här

  • Reflektera i mindre grupper över hur ni arbetar för att hålla koll på balansen mellan krav och resurser.

Förebygg ohälsosam arbetsbelastning

  • Anpassa arbetsmängd
  • Anpassa bemanning
  • Anpassa teknisk utrustning
  • Ge möjlighet till återhämtning
  • Ge rimliga tidsramar
  • Tillföra kunskap
  • Växla mellan olika arbetsuppgifter
  • Ändra prioritetsordning
  • Bristande motivation
  • Fysiska besvär
  • Försämrad koncentration
  • Försämrad kvalitet på arbetsresultaten
  • Irritation och konflikter
  • Upprepad korttidsfrånvaro
  • Sjukskrivningar
  • Sömnbesvär
  • Tillbud och olyckor
  • Raster och pauser under arbetet
  • Aktiv återhämtning, som fysisk träning eller socialt umgänge
  • Passiv återhämtning, som att läsa en bok eller att se på TV
  • Tillräckligt med sömn

Hur återhämtar du dig?

Återhämtningsbehovet hänger ihop med den sammanlagda belastning man utsätts för både i arbetet och i privatlivet. Ju högre belastningen desto större behov av återhämtning. Lyssna och fundera över vad som får dig att varva ner.

Del 4 - Kränkande särbehandling

Att jobba med OSA förebygger kränkningar

Kränkande särbehandling hänger ofta ihop med brister i den organisatoriska och sociala arbetsmiljön. Att tydliggöra roller och ansvar och hur ohälsosam arbetsbelastning kan förhindras är viktigt för att minska risken för irritation och konflikter, som kan vara grogrund för kränkande särbehandling.

Definition av kränkande särbehandling

”Handlingar som riktas mot en eller flera arbetstagare på ett kränkande sätt och som kan leda till ohälsa eller att dessa ställs utanför arbetsplatsens gemenskap.”

Det kan vara genom ord och handlingar, men även i digital form som mejl, sms eller i sociala medier.

Orange illustration figur som hjälper en annan utstött figur, i bakgrunden står mobbarna.

Exempel på kränkande särbehandling

  • Exkludera från möten
  • Ignorera
  • Sexistiska skämt
  • Nedsättande ord
  • Ryktesspridning
  • Förlöjliga

Vad är vad?

Ibland förekommer kränkande särbehandling, mobbning, trakasserier och diskriminering samtidigt och det kan vara svårt att veta vad som är vad.

Mer om skillnader

Rått men hjärtligt, eller?

I den här övningen får ni reflektera över hur man i rollen som chef eller skyddsombud kan agera i en situation där medarbetare uppvisar ett olämpligt beteende. Med utgångspunkt från filmen får ni ta ställning till olika handlingsalternativ.

Två kvinnor och två män från en film i OSA-utbildningen.

Hur skulle du vilja agera?

  1. Jag säger åt Roberto direkt.
  2. Jag söker upp Roberto och talar med honom vid ett annat tillfälle.
  3. Jag avvaktar och hoppas att det löser sig.
  4. Eget förslag på förhållningssätt.

Gör så här

  • Dela tankar och erfarenheter med varandra i mindre grupper. Hur kom det sig att ni valde som ni gjorde?
  • Reflektera över hur troligt det är att ni skulle agerar så i verkligheten. Vad skulle effekten kunna bli om ingen agerar i en situation som denna?
  • Dela era tankar lite kort i storgrupp.

Så förebyggs kränkande särbehandling

Ett av syftena med OSA-föreskrifterna är att förebygga risk för ohälsa på grund av kränkande särbehandling. Men hur gör man?

Hur förebygger ni?

Genom att medvetet jobba förebyggande med den organisatoriska och sociala arbetsmiljön och främja friskfaktorer kan risken för kränkande särbehandling minskas.

Orange illustration fyra glada figurer för en dialog.

Gör så här

  • Reflektera i mindre grupper över hur ni arbetar för att minska risken för kränkande särbehandling på arbetsplatsen.

Att jobba förebyggande

Att förebygga risk för ohälsa på grund av kränkande särbehandling har sin naturliga plats i ett aktivt systematiskt arbetsmiljöarbete. Tydliggör i verksamhetens arbetsmiljöpolicy att kränkande särbehandling inte är accepterat på arbetsplatsen.

Orange illustration två figurer kramar om varandra.

Exempel på förebyggande arbete

  • Skapa ett arbetsklimat som kännetecknas av omtanke och stöd.
  • Ha en pågående dialog om hur samtalsklimat och samarbete upplevs.
  • Uppmuntra tydlig och öppen kommunikation.
  • Var uppmärksam på konflikter, arbetsbelastning och arbetsfördelning.
  • Var uppmärksam på konsekvenser av förändringar.

Om något ändå händer

Själva syftet med att arbeta förebyggande är att skapa en arbetsplats fri från kränkningar där människor trivs och mår bra. Men vad gör man om det kommer signaler på att kränkande särbehandling finns på arbetsplatsen? Lyssna och fundera över om du själv vet hur rutinerna ser ut på din arbetsplats.

Att utreda kränkande särbehandling

Om någon utsätts för kränkande särbehandling är det viktigt att arbetsgivaren direkt hanterar det som hänt. Om det finns tecken på ohälsa med koppling till kränkande särbehandling ska orsakerna utredas med omsorg för de inblandade. Arbetsgivaren ska också se till att riskerna som orsakat ohälsan åtgärdas så det inte händer igen.

Orange illustration tre figurer som gestikulerar och samtalar.

Bra att tänka på

  • Det behöver finnas rutiner för hur informationen om att någon har utsatts tas om hand, av vem och hur den utsatta får hjälp.
  • Det är viktigt att koppla in fackliga företrädare på ett tidigt stadium om en utredning blir aktuell.
  • Den som utreder ska ha tillräckligt med kompetens för uppdraget och ha förutsättningar att vara opartisk.
  • Personen som utreder ska ha förtroende från alla inblandade.

Del 5 - Arbetstidens förläggning

Arbetstidens förläggning påverkar oss

Illustration, schema och två händer

Arbetstidens förläggning handlar om när på dygnet arbetet utförs och möjligheterna till återhämtning ser ut under och mellan arbetspassen vid natt- och skiftarbete, oregelbunden arbetstid, delade pass och flexibla och gränslösa arbetstider.

Mer om arbetstider

Hur förlägger ni arbetstider?

Välj ett av de tre områdena schemaläggning, skift- och nattarbete eller gränslöst arbete som känns mest relevant för er. Reflektera en stund i grupp med hjälp av en filmscen eller kort poddasvnitt som finns bakom de tre flikarna.

Reflektera över

  • Filmen visar hur de lägger sitt eget schema, vilka för- och nackdelar finns det med det?
  • Hur fungerar det hos er?

Reflektera över

  • Det finns flera saker i scenen som hade kunnat göras annorlunda. Vad?
  • Vilka möjligheter och utmaningar upplever ni när det gäller natt- och skiftarbete eller oregelbunden arbetstid?

Förslag på reflektionsfrågor

  • Är det tydligt för alla vilka förväntningar som finns på att vara nåbar och tillgänglig utanför ordinarie arbetstid?
  • Vad kan ni göra för att säkerställa att alla får den återhämtning de behöver?

Tips vid förläggning av arbetstider

Det finns sådant som både kan främja och hindra en fungerande planering av arbetstiden. Använd gärna medarbetarsamtal för att följa upp vad som fungerar.

Orange illustration kaffekopp.

Bra att tänka på

  • Planera in raster och pauser under arbetspass.
  • Planera in rimlig tid för återhämtning mellan arbetspass.
  • Låt perioder med längre veckoarbetstid än normalt ska följas av perioder med kortare arbetstid.
  • Ta hänsyn i planeringen till förtroendearbetstid, oreglerad arbetstid, övertid och resor.
  • Om flexibla arbetstider förekommer så ha en dialog om förväntningar på nåbarhet och tillgänglighet.

Om gränslösa och flexibla arbetstider

Att förlägga arbetstiden kan vara en utmaning. Vad behöver man tänka på för att förebygga ohälsa vi flexibla och gränslösa arbetstider?

Hur återhämtar ni er?

Alla behöver möjlighet till återhämtning för att må bra. Det handlar om att varva ner och stänga av den fysiologiska aktivering som kommer av stress och hög arbetsbelastning. Fundera tillsammans över vad som fungerar som återhämtning.

Orange illustration fyra glada figurer för en dialog.

Gör så här

  • Reflektera i mindre grupper över vad man som individ, grupp och organisation kan göra för att alla på arbetsplatsen ska få den återhämtning de behöver?

Del 6 - Avslutning

Så jobbar andra med OSA

Att ta del av hur andra har gjort kan ge inspiration till det egna arbetet. I den här filmen berättar verksamhetschef Anna-Karin Törnkvist om vad arbetet med OSA har betytt för dem i slutenpsykiatrin i Karlstad.

Vad är ditt nästa steg?

Vad vill du i egenskap av chef eller skyddsombud göra nu när det gäller den organisatoriska och sociala arbetsmiljön på din arbetsplats?

Orange illustration figur som funderar med tankebubbla ovanför huvudet.

Gör så här

  • Reflektera själv i några minuter.
  • Dela sedan dina idéer med ditt skyddsombud, din chef eller en annan deltagare.
  • Dokumentera gärna det ni pratar om.

Bra jobbat!

Tack för idag och lycka till med OSA-arbetet på din arbetsplats.Illustration tre tummar upp

Hjälp oss att bli bättre!

OSA-utbildningen kan alltid utvecklas, därför är det värdefullt om ni vill svara på Suntarbetslivs utvärdering. Frågeformulären länkas ut från utbildningen och öppnas i separata fönster.

Nästa steg

Arbeta med OSA i vardagen

Jobba förebyggande med OSA tillsammans med kollegorna på arbetsplatsen. Här finns en sida med tips på konkreta verktyg att använda. Lycka till!